Dal 7 aprile 2026 per lo smart working si prevede una modifica all’informativa sui rischi in merito alla sicurezza sul lavoro. La Legge 11 marzo 2026 n. 34 ha introdotto nuovi obblighi per le aziende che gestiscono lavoratori in modalità agile, con un profilo sanzionatorio preciso per chi non è in regola. Questa riforma impone alle imprese di ripensare l’intera gestione documentale e organizzativa del lavoro da remoto.
Le principali novità introdotte dalla Legge 34/2026
1. L’informativa sui rischi diventa un obbligo sostanziale, pur esistendo già l’obbligo di fornire un’informativa scritta sui rischi del lavoro agile, che da sempre è stata consegnata ai dipendenti interessati unitamente all’accordo individuale di smart working. La riforma lo mantiene, ma aggiunge un elemento nuovo e decisivo: le sanzioni in caso di omissione.
L’informativa deve essere consegnata almeno una volta l’anno al lavoratore e al RLS (Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza). Deve descrivere in modo chiaro:
• i rischi ergonomici e posturali
• l’affaticamento visivo da uso prolungato di dispositivi digitali
• lo stress lavoro-correlato
• le condizioni minime di salubrità dell’ambiente di lavoro scelto dal dipendente
• i rischi generali connessi alla prestazione in luoghi non presidiati dall’azienda
Il documento deve essere consegnato, aggiornato e tracciato.
2. Sanzioni concrete per le aziende inadempienti
Questo è il punto che cambia la natura stessa dell’adempimento. La mancata consegna o il mancato aggiornamento dell’informativa comporta, per il datore di lavoro:
• arresto da due a quattro mesi, oppure
• ammenda fino a circa 7.500 euro
3. Il DVR deve includere i rischi dello smart working
Il Documento di Valutazione dei Rischi (DVR) deve contenere una sezione specifica che affronti i rischi connessi a quella modalità di lavoro. Questo vale anche per le mansioni che sembrano “a basso rischio”, pertanto è consigliabile rivolgersi al proprio consulente sulla sicurezza di riferimento.
4. L’accordo individuale scritto resta obbligatorio
Le nuove norme non toccano questo principio — ma lo confermano. Ogni lavoratore in smart working deve avere un accordo individuale scritto che regola:
• le modalità e i tempi della prestazione
• gli strumenti di lavoro forniti o autorizzati
• il diritto alla disconnessione
• le regole di comportamento applicabili
Accordi verbali, email generiche o policy non firmate non sono sufficienti.
La responsabilità del datore di lavoro non si trasferisce al dipendente
Un punto che le aziende tendono a sottovalutare: anche quando il lavoratore sceglie dove svolgere la prestazione, la responsabilità sulla sicurezza resta in capo all’azienda. Il datore di lavoro è tenuto a mettere il lavoratore nelle condizioni di operare in sicurezza, fornendo le informazioni necessarie e definendo le misure di prevenzione da adottare.
Il lavoratore, a sua volta, ha l’obbligo di collaborare attivamente, ma questa cooperazione presuppone che le informazioni siano state effettivamente trasmesse.
La gestione dello smart working non è più un’attività di routine. Richiede competenze che toccano il diritto del lavoro, la normativa sulla sicurezza, la gestione documentale, ecc.
I consulenti competenti in materia ti aiutano a verificare la coerenza tra accordi individuali, DVR, informative e procedure interne, individuando eventuali gap prima di incorrere in contestazioni.
La Legge 34/2026 prevede che l’informativa venga aggiornata almeno una volta l’anno e consegnata sia al lavoratore sia al RLS. Non è sufficiente averla redatta una volta sola.
Le disposizioni si applicano a tutti i datori di lavoro che hanno dipendenti in smart working, indipendentemente dalla dimensione aziendale.
Le sanzioni previste dalla Legge 34/2026 includono l’arresto da due a quattro mesi o un’ammenda fino a circa 7.500 euro a carico del datore di lavoro.
Non esiste una soglia minima di giorni al di sotto della quale gli obblighi decadono. Anche un solo giorno di smart working attiva gli adempimenti previsti dalla normativa.
